Il problema
L’azienda è di media dimensione, in forte sviluppo, operante nel settore dell’arredamento, è di fronte a sfide complesse, ostacoli ma anche grandi opportunità per le quali, però, sente la necessità di attrezzarsi adeguatamente.
Per affrontare questo passaggio è richiesta in primo luogo la piena consapevolezza della delicata situazione oltre al coraggio di affrontare gli ostacoli, la forza, le risorse economiche per poter risolvere tutti i problemi che la crescita, inevitabilmente, richiede di affrontare. E l’azienda sembra essere nelle condizioni migliori per farlo.
La dimensione organizzativa ha superato da tempo i 150 dipendenti circa ed il fatturato è superiore ai 30 milioni; solitamente sono considerate dimensioni oltre le quali certi meccanismi e abitudini, fatti di gestione informale e relativamente scarsa “strutturazione”, non reggono più le necessità del business.
La soluzione
Viene inserito da Contract Manager un interim HR manager per coprire a 360° le attività di gestione HR sia delle funzioni di staff che dei magazzini e della fabbrica per garantire la continuità della funzione amministrazione del personale ed elaborazione paghe e gestire le attività con il consulente del lavoro, avvocato giuslavorista e fornitori di servizi di selezione e formazione. Le altre aree di intervento riguardano le nuove assunzioni, le attività formative e il monitoraggio del livello di soddisfazione delle persone per ridurre il turnover ed aumentare l’appeal dell’azienda e ridurre l’assenteismo.
Infine, è essenziale impostare le attività di comunicazione per dare maggiore trasparenza alla gestione e per fornire le informazioni necessarie all’organizzazione per svolgere le proprie attività efficacemente.
Le azioni
- Inserimento e presa in carico delle attività amministrative e payroll, con focus particolare sullo snellimento delle attività e la loro standardizzazione, con focus sul servizio resi ai clienti interni;
- Intervento di riorganizzazione della procedura d’assunzione, di gestione delle contestazioni disciplinari e definizione di standard per la stesura dei contratti individuali e razionalizzazione di tutta la documentazione di supporto all’assunzione;
- Standardizzazione di tutte le eccezioni gestite finora “ad personam” per snellire la gestione amministrativa e definizione dello standard organizzativo per l’assegnazione degli strumenti di lavoro (sia fabbrica che uffici);
- Definizione di uno schema d’incentivazione del personale;
- Definizione di un accordo di secondo livello per la riduzione dell’assenteismo;
- Gestione più efficace degli strumenti di flessibilità (straordinari, tempi determinati, somministrati, ferie, definizione di un calendario chiusure annuo ecc.);
- Raccolta dei risultati di un’indagine di clima, con presentazione dei risultati a tutto il personale e realizzazione di un dettagliato piano d’azione (tra cui la creazione di un sistema automatizzato di mensa aziendale);
- Inserimenti di circa sessanta nuove risorse nell’arco di dodici mesi allo scopo di far fronte al turnover e al cambio di mix e affidamento dei manager di linea nelle attività di ricerca e selezione;
- Realizzazione dia un nuovo sistema di gestione degli obblighi formativi per quanto riguarda la legge 81/2008 e le visite mediche obbligatorie, in modo tale da agevolare la mobilità interna, soprattutto nella fabbrica;
- Avvio di un progetto per la standardizzazione dei processi di approvazione delle eccezioni mensili per l’elaborazione paghe, attraverso “workflow”;
- Affiancamento ed avvio del nuovo Team HR per la gestione della funzione, secondo le nuove modalità
I risultati
Grazie al piano di intervento e all’inserimento di una figura qualificata di Interim HR Manager in grado di gestire con grande pragmatismo ed orientamento ai risultati le attività HR a 360°, l’azienda ha raggiunto gli obiettivi definiti all’inizio del progetto. Il clima aziendale, in un momento di grande turbolenza, ha mantenuto un livello accettabile, con la prospettiva di migliorare significativamente, nei periodi successivi, dopo un periodo di assestamento.
La qualità e l’aderenza dei profili delle risorse si è decisamente adeguata alle necessità della nuova situazione. Il nuovo team HR e anche il management ha fatto propri, con possibilità di ulteriori passi in avanti, tutte le novità introdotte nei processi di gestione amministrativa e soprattutto di sviluppo delle risorse (processi di delega, gestione per obiettivi, responsabilità chiare, soprattutto quelle manageriali) creando le condizioni per un ulteriore sviluppo e miglioramento delle performance aziendali.