È necessario modificare i comportamenti manageriali
Lo sviluppo di nuove pratiche nell’organizzazione del lavoro, legate da un lato alla diffusione del digitale e dall’altro alle nuove esigenze delle persone e della società nel suo complesso, è un trend consolidato da diversi anni. Un effetto di queste ultime si è riscontrato nella crescente possibilità del lavoro da remoto.
L’adozione del telelavoro è un processo organizzativo complesso che richiede un approccio multifunzione da parte delle aziende, le quali a volte ne relegano al solo IT la gestione e l’implementazione. Nello specifico, non basta una buona piattaforma di collaborazione e la possibilità di lavorare da casa per un tempo predefinito, occorre anche un’attenta revisione dei processi aziendali e soprattutto un convinto supporto a tutti i livelli manageriali.
Come tutti i processi di innovazione, l’adozione dello smartworking nelle diverse organizzazioni è proceduta per gradi tra entusiasmi e diffidenze, sino a quando la tragedia del Covid-19 ci ha travolto, cambiando improvvisamente il nostro modo di vivere, interagire e lavorare. Tutti i grandi cambiamenti hanno bisogno di una forte spinta dall’alto e in genere si realizzano in momenti di crisi. La drammaticità degli eventi legati alla pandemia ha fatto sì che il lavoro da remoto, ove possibile, sia diventato una esigenza improrogabile alla quale aziende e organizzazioni hanno dovuto conformarsi in tempi strettissimi.
La crisi da Covid-19 ci ha spinto al cambiamento
La risposta a questa esigenza è caratterizzata da una prima fase di urgenza, anche nelle aziende in cui i processi di smartworking erano già sperimentati. A questa deve ora seguire un percorso di trasformazione dell’organizzazione e delle modalità di vivere il lavoro da parte delle persone.
Un progetto di smartworking sostenibile nel tempo ed efficiente in termini di costi, produttività e soddisfazione personale deve cogliere e integrare diversi elementi quali architetture e tipologie di comunicazione, spazi fisici, attività, processi aziendali ma soprattutto persone. Esemplificativa è la definizione di smartworking data dall’osservatorio del Politecnico di Milano: “nuovo modello di organizzazione del lavoro fondato sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Il manager diventa un attore fondamentale
Assumendo la persona al centro del progetto di innovazione basato sullo smartworking viene da sé considerare il ruolo fondamentale di chi le persone deve coordinare, incentivare, valorizzare e misurare: il Manager. Il Manager è al tempo stesso fruitore della nuova modalità di interazione e promotore responsabile della realizzazione e successo del progetto. Questo vuol dire che da un lato il Manager deve imparare a usare nella maniera più efficiente le piattaforme digitali di collaborazione e superare le barriere di comunicazione che inevitabilmente la distanza pone, dall’altro deve accompagnare i propri collaboratori nell’adozione di un modo di lavorare basato sulla fiducia e collaborazione.
In pratica “il Manager” deve saper adattare il proprio comportamento e le proprie abitudini nella pratica quotidiana del classico modello delega/controllo. Col lavoro remoto il Manager non ha altra alternativa che accelerare sulla strada della responsabilizzazione e autonomia delle proprie persone, anche cambiando radicalmente i parametri classici di valutazione e misurazione dei risultati.
Il percorso virtuoso che si dovrebbe intraprendere passa dalla gestione di dipendenti valutati in base al tempo e al completamento delle varie task, alla trasformazione degli stessi in professionisti valutati in base alla qualità dei risultati ottenuti. Uno step ulteriore si realizzerebbe nel lavorare sull’attitudine dei propri collaboratori aumentando il loro livello di coinvolgimento nella visione e strategia aziendale, sensibilizzandoli sui risultati del Team e dell’ azienda stessa e agevolando la loro ulteriore trasformazione da professionisti responsabili a imprenditori di sé stessi, con un attitudine all’innovazione e creatività a supporto delle mansioni e responsabilita che il loro ruolo comporta.
Più facile a dirsi che a farsi…
Riflessioni di un manager, smartworker della prima ora
Si potrebbero spendere pagine e pagine nel descrivere mezzi, modalità, protocolli e vantaggi dello smartworking nelle diverse industry e realtà aziendali, ma la letteratura sul tema è molto ricca e in continua evoluzione a partire da università, associazioni professionali e uffici studi di aziende, e a tutti questi si rimanda. Avendo avuto il privilegio di lavorare in un’azienda pioniere, che ha incorporato da tempo nella sua filosofia aziendale molti dei concetti sopra esposti, ritengo più utile concludere con una serie di riflessioni frutto della mia esperienza personale e anche di tanti, tanti errori che ho dovuto correggere.
- Primo: lavorare su se stessi. Sfido ogni Manager a dichiare di essere sempre a proprio agio nella gestione dei propri collaboratori interagendo solo o principalmente in videochiamata. C’è sempre quella sottile sensazione di non avere tutto sotto controllo. Lavorare su sé stessi per migliorare la propria attitudine alla delega e alla fiducia. Per il resto, aiuta il vecchio adagio “se hai la sensazione di avere tutto sotto controllo… vuol dire che stai andando troppo piano”
- Role modelling. Dare il buon esempio è sempre importante nel comportamento di un Manager e lo diventa ancora di più in tempi di cambiamenti organizzativi. È più difficile comunicare in remoto e quindi non pretenderlo dai tuoi collaboratori quando poi organizzi viaggi e meeting di persona. Fai in modo di usare la piattaforma digitale nel modo più intensivo possibile per interagire con le altre funzioni aziendali.
- Overcomunicare non è mai sbagliato. In generale, se i tuoi non ti capiscono non è colpa loro, è colpa tua. Il telelavoro accentua la difficoltà di comunicazione e la possibilità di misunderstanding. Spendere qualche energia in più per comunicare meglio e più frequentemente è un buon investimento.
- Non trascurare il senso di appartenenza. Il telelavoro, oltre a presentare indiscutibili vantaggi come per esempio la flessibilità oraria, ha il difetto di rendere il dipendente più isolato dalla realtà aziendale. Comunicare in maniera strutturata risultati di Team e aziendali, news, best practice aiuta.
- Teamworking. Il concetto di Teamworking in organizzazioni remote deve essere rivisto e rivalutato. Il marine in guerra risponde alla domanda “per chi fai tutto questo? Per il mio compagno”. Con le debite proporzioni e adattamenti, questo concetto di fondo è valido in ogni organizzazione complessa. È difficile, ma bisogna fare in modo che anche da remoto si mantenga uno spirito “vero” di teamwork valorizzando i risultati di Team sopra quelli individuali, promuovendo le best practice che aiutano tutti, non solo chi le inventa e in generale rinforzando il concetto che si vince tutti assieme anche se distanti fisicamente.
- Rispetta la privacy. A volte si dà per scontato che il collaboratore in remoto sia sempre connesso e disponibile a tutte le ore. Per questo, anche a fronte di urgenze varie, ricordati che dall’altra parte del video c’è una vita privata e una famiglia da rispettare.
- Rispetta anche la tua privacy personale. Il discorso di cui sopra vale, per quanto possibile, anche per te. Imponiti ritmi di lavoro gestibili e non entrare nel loop di moltiplicare all’inverosimile le ore lavorative solo perché sei connesso. L’inciso “per quanto possibile” è perché alla fine il Manager sei tu e che ti piaccia o no… sei tu che devi gestire lo stress per il tuo gruppo.
- Il dipendente impreditore di sé stesso. Arrivare a questo risultato è un processo lungo, faticoso e non sempre vittorioso. Investire tempo ed energie e lavorare con i propri collaboratori per sviluppare questa attitudine paga nel medio periodo… ma paga. È sorprendente constatare quanto l’innovazione e il miglioramento di attività e processi possano partire dal basso e guarda caso da chi ha le mani in pasta.
- Il marketing virtuale delle tue persone. Ogni manager ha il dovere di promuovere le proprie persone in ambito aziendale, esporle al giudizio di Manager di altre funzioni e facilitare percorsi di carriera. Questo diventa un compito improbo col telelavoro quando manca la possibilità di interazione personale in azienda. Nel caso, bisogna ricorrere alla massima creatività usando ogni occasione utile come presentazioni, team virtuali cross funzionali, promozione di best practice, etc. così che i tuoi non restino in ambito aziendale dei perfetti sconosciuti.
- Ascolta. Tutti sappiamo che il primo dovere di un Manager nei confronti dei collaboratori è ascoltare. Il telelavoro su questo certo non aiuta, manca la pausa caffè o il colloquio vis a vis durante il quale ci si studia, ci si confronta e anche ci si sfoga. Non è lo stesso, ma io mi ero imposto un virtual morning coffee, un video chiamata a scadenze prefissate con ognuno dei miei senza agenda preordinata, per parlare di qualsiasi cosa passi loro per la mente. È servito.
Per finire, il processo di transizione verso un’organizzazione del lavoro flessibile e remota, è diventato vitale per garantire continuità con l’avvento della tragedia pandemica. Detto processo è irreversibile con tutti i suoi vantaggi e difficoltà, e vedrà in futuro aziende vincenti e altre che non riusciranno a fare tesoro dell’esperienza. La complessità della transizione e delle diverse realtà socio economiche fa sì che non ci sia una ricetta buona per tutti. Per questo motivo, a maggior ragione sarà essenziale il ruolo del Manager che a ogni livello della scala gerarchica dovrà facilitare, implementare e talvolta personalizzare il processo con il criterio del buon senso.
Sergio Cordone
Senior Manager
Contract Manager – Milano